Luego de meses de recolección de información y desarrollo informático, el Departamento de Sistemas y Servicios de Informática (SISEI) presentó una batería de cambios y ajustes a mi.utem.cl que apuntan a mejorar la experiencia de usuario y la presentación de la información en la plataforma.

Esta modernización se justifica en la información y valoración de las y los usuarios, quienes a través de diferentes caminos, le entregaron información clave a SISEI para poder articular los cambios necesarios.

“Fuimos recogiendo las oportunidades de mejora desde la misma comunidad. Ya sea a través de reuniones con académicos, peticiones de estudiantes a través del módulo de sugerencias, focus group, encuestas institucionales, entre otras herramientas, pudimos recoger distintas preocupaciones y necesidades de la comunidad”, comenta Sebastián Vega, jefe del Área de Desarrollo y Mantención de Sistemas.

Cabe destacar que esta innovación se enmarca en los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional, que urgen a la comunidad a ser proactiva y pensar de manera estratégica las formas para aportar al crecimiento de la UTEM, siempre teniendo la innovación y la tecnología como protagonistas del quehacer universitario.

Una nueva forma de mirar la gestión institucional

Para comprender el alcance de los cambios realizados a la plataforma miutem.cl y los potenciales beneficios que estos traerán a la navegación y la experiencia de usuario, necesario comprender ciertos detalles de su funcionamiento.

Miutem.cl funciona como la «intranet» de la universidad, entregando perfiles diferenciados para cada uno de los estamentos que componen la comunidad (funcionariado, estudiantado, cuerpo académico) , siendo un repositorio de importantes trámites, servicios e información que facilita el día dia para personas que se desenvuelven en la UTEM.

Al conversar con el equipo que desarrolló estos cambios, los profesionales hacen hincapié en ciertos conceptos clave que resumen el espíritu de esta proceso de innovación: actualización de tecnologías, reducción de tiempos de carga, mejora de la interfaz y de la experiencia de usuario, y sobre todo la reducción de clics en la navegación.

Desde el Área de Desarrollo y Sistemas de SiSEI, también destacaron un importante hito del trabajo realizado, la «continuidad operacional«, es decir, que este proceso se realizó a la par del funcionamiento de la plataforma, integrando los cambios de forma paralela y sin necesidad de limitar los servicios o frenar su funcionamiento.

Principales cambios

• Cada uno de los tipos de perfiles (Funcionario, académico, estudiante) tiene un color específico, permitiendo diferenciar de manera clara en qué perfil se encuentra el usuario, sobre todo para aquellas personas que cuentan con más de un perfil.
• Menú lateral con un nuevo orden, agrupando trámites y funcionalidades similares, con el fin de simplicar la navegación y facilitar la búsqueda dentro de la plataforma.
• Nuevo módulo de accesos directos (botones centrales), elegidos según las estadísticas de uso en cada uno de los perfiles.
• Nueva sección «UTEM al día» (cinta informativa) donde se comunicarán informaciones importantes para la comunidad, como emergencias, suspensión de actividades entre otras.
• Nuevo módulo de notificaciones (campana en la esquina superior derecha), que dará aviso cuando se realicen solicitudes, cambien estados de solicitud u ocurran hechos importantes dentro de la plataforma.
• Se facilita el acceso a las licencias tecnológicas (programas especializados) y herramientas académicas a los diferentes documentos de importancia.
• Uso de la tecnología «Single Sign On«, que permite entrar a las distintas herramientas académicas (Zoom, CANVAS, etc.)desde la cuenta de la plataforma, sin volver a tener que utilizar las credenciales en los sitios respectivos, aumentando dramáticamente la ciberseguridad de la plataforma.
• Nuevo módulo «Favoritos», que permite a los y las usuarias marcar las secciones de mayor uso, y así editar de manera independiente su proceso de navegación.

Estas nuevas funcionalidades tomaron alrededor de seis meses de trabajo, divididas en cuatro diferentes etapas: la etapa de análisis, la etapa de diseño, la etapa de desarrollo y la puesta en marcha (etapa actual) que incluye la adaptación a las nuevas propiedades, y el mejoramiento continuo de las nuevas necesidades que este proceso devele.

Teniendo en cuenta lo anterior, desde SISEI remarcan que esta nueva plataforma no se encuentra terminada, por lo que todavía se realizan ajustes. Bajo esta misma premisa, también hacen hincapie en la importancia de la opinión de las y los usuarios para seguir desarrollando la infraestructura digital de la universidad.

«Es importante que la comunidad utilice la plataforma y la explore, que analice el nuevo diseño y que de alguna forma nos de su opinión con el fin de asegurar la mejora continua del servicio que entregamos a las más de 10 mil personas que forman parte de nuestra Universidad» finaliza Sebastián Vega.